Viestintä ja yhteiskuntasuhteet

Mitä henkilötietoja käsittelemme, kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?

Verkkosivut

Yhteystiedot:

• Henkilöstö ja hallitus: Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, valokuva
• Edustajiston puheenjohtajisto, edustajistoryhmien puheenjohtajat, edustajiston valiokuntien puheenjohtajat: Nimi ja sähköpostiosoite
• Jaostojen puheenjohtajat ja kampusvaliokuntien jäsenet: Nimi
• Hallinnon opiskelijaedustajat: Nimi ja sähköpostiosoite (niiden osalta, jotka ovat antaneet luvan osoitteen julkaisemiseen)
• Järjestöt ja kerhot: Nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero (niiden osalta, jotka ovat antaneet luvan tietojen julkaisemiseen)
• Tietoja säilytetään niin kauan kuin luottamustoimi tai työsuhde kestää.

Ajankohtaiset uutiset ja tapahtumat:

• Henkilötietoja sen mukaisesti, kun henkilö on itse toimittanut ne julkaistavaksi.
• Tietoja säilytetään niin kauan kuin toiminnassa tarvitaan.

Tekniset ylläpitäjät ja päivittäjät:

• Sähköpostiosoite
• Tietoja säilytetään niin kauan kuin luottamustoimi tai työsuhde kestää.

Sivujen kävijät:

• IP-osoite
• Tietoja säilytetään yhden vuoden ajan.

Pöytäkirjat: Läsnäolijoiden tiedot:

• Nimi
• Tietoja säilytetään kahden vuoden ajan.

Uutiskirjeet

Tilaajat:

• Sähköpostiosoite.
• Tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisteröity on ylioppilaskunnan jäsen ja/tai poistuu itse uutiskirjeen jakelulistalta.

Uutiskirjeen uutiset:

• Henkilötietoja sen mukaisesti, kun henkilö on itse toimittanut ne julkaistavaksi.
• Tietoja säilytetään uutiskirjejärjestelmässä kolme vuotta sekä linkit uutiskirjeisiin ylioppilaskunnan verkkosivuilla edellisen vuoden ajalta.

Sähköpostilistat

• Sähköpostiosoite
• Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilön työsuhde tai luottamustoimi kestää tai hän pyytää itse tietojensa poistamista listalta.

Sähköpostiviestit 

• Henkilötietoja sen mukaisesti, kun henkilö on itse toimittanut ne.
• Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on palvelutoiminnan kannalta tarpeellista.

Sosiaalisen median kanavat 

• Nimi, valokuva
• Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on palvelutoiminnan kannalta tarpeellista.

Selainpohjainen pilvipalvelu

Järjestöjen (ainejärjestöt, kampusjärjestöt, kerhot) hallitusten jäsenten yhteystiedot:

• Nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilön luottamustoimi kestää.

Kysely-, palaute-, tietopyyntö-, yhteydenotto-, liittymis- ja poistumispyyntölomakkeet voivat sisältää seuraavia henkilötietoja:

• Nimi, osoite, opiskelijanumero, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Tietoja säilytetään niin kauan kuin esimerkiksi kyselylomake on auki tai sen tiedot on käsitelty tai kunnes esimerkiksi tapahtuma on ohi.

Muut yhteystiedot:

• Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Tietoja säilytetään se aika kuin henkilön kanssa on yhteisesti sovittu.

Tapahtumiin ilmoittautuminen (ilmoittautumislomakkeet)

• Nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Jos tapahtumassa on ruokatarjoilu, kysytään ruokavalio
• Tietoja säilytetään korkeintaan kuusi (6) kuukautta tapahtuman päättymisestä

Muut ohjelmat (esim. kuvankäsittely)

• Valokuvat
• ISYYn puhelimille ja sim-korteille tallennetut yhteystiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on palvelutoiminnan kannalta tarpeellista.

Mistä käsiteltävät henkilötiedot saadaan?

Onko rekisteröidyllä velvollisuus toimittaa tarvittavat henkilötiedot?

Pääsääntöisesti henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään ja tietojen saanti perustuu luottamustoimeen, työsuhteeseen tai suostumukseen. Verkkosivuilla sivujen kävijöiden henkilötiedot saadaan sivujen analytiikan kautta. Tietojen saanti perustuu suostumukseen. Uutiskirjeiden vastaanottajien osalta henkilötiedot saadaan Itä-Suomen yliopiston ylläpitämästä opiskelijarekisteristä tai tilaajalta itseltään. Tietojen saanti perustuu ylioppilaskunnan jäsenyyteen.

Rekisteröidyllä ei ole velvollisuutta toimittaa henkilötietoja. Mikäli rekisteröity ei toimita henkilötietoja, hän ei voi vastaanottaa ISYYn uutiskirjettä tai muuta viestintämateriaalia, jonka toimittamiseen henkilötietoja tarvitaan.