Kerhot

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

ISYYn kerhotoiminnassa kerhoilta pyydetään seuraavat henkilötietoja sisältävät dokumentit:

• Kerhon perustamiskokouksen pöytäkirja
• Kerhon perustamisasiakirja
• Kerhon yhteystiedot ISYYn nettisivuille
• Kerhon esittelyteksti lukuvuosikalenteriin
• Kerhon johtokunnan yhteystiedot
• Pyydetään perustamisen yhteydessä sekä vuosittain ja/tai aina kerhon hallituksen vaihtuessa)

Yllä olevat dokumentit sisältävät osittain tai kaikki seuraavista henkilötiedoista:

• Etunimi
• Sukunimi
• Puhelinnumero
• Sähköposti

Kaikkia yllämainittuja dokumentteja säilytetään niin kauan kuin kerho on ns. aktiivinen kerho. Kerhon johtokunnan henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun kerho toimittaa uuden johtokunnan henkilötiedot tai yksi tai useampi seuraavista ehdoista toteutuu:

1. Kerho on omien sääntöjensä mukaisesti päättänyt purkautua
2. Kerhon ei voida enää katsoa ylioppilaskunnan piirissä toimivaksi
3. Kerho on laiminlyönyt velvollisuutensa tehdä hyväksyttävän selvityksen toiminta-avustuksensa käytöstä
4. Kerhon on todettu toimivan ylioppilaskunnan päämäärien tai omien sääntöjensä vastaisesti tai
5. Kerhon toiminta voidaan katsoa päättyneeksi.

Mistä käsiteltävät henkilötiedot saadaan?

Kerhotoiminnassa kerätyt henkilötiedot pyydetään kerhotoimijoilta itseltään. Henkilötietojen antaminen on edellytys, että kerho voi olla aktiivinen ISYYn kerho ja käyttää kerhoetuuksia. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn kysytään tietojen keräämisen yhteydessä.