Ajankohtaista

20.02.2025

Tiedote: Selvitys ylioppilaskunnan uutiskirjeen ilmestymistauosta ja tauon syystä

Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnan (ISYY) uutiskirjeet ovat olleet ilmestymistauolla 21.1.2025. alkaen. Asiasta kerrottiin ensimmäisen kerran ISYYn verkkosivuilla 28.1.2025 julkaistussa tiedotteessa, jossa kerrottiin ilmestymistauon johtuvan teknisistä haasteista. Tekninen haaste liittyi ylioppilaskunnan vuodesta 2016 alkaen käyttämään palveluntarjoajalta tilattuun uutiskirjepohjaan ja sen ominaisuuksiin.

Tarkkasilmäisen henkilön havainnon ja ilmoituksen ansiosta kävi ilmi, että vanhan uutiskirjeen koodissa on ollut sähköpostimarkkinoinnissa yleisessä käytössä ollut evästeen kaltainen seurantapikseli. Tämä analytiikkatyökalu on mahdollistanut ylioppilaskunnalle uutiskirjeiden yleisen avausprosentin tarkastelun numeraalisella tasolla, mikä taas on mahdollistanut uutiskirjeen merkittävyyden arviointia ylioppilaskunnan tiedotusvälineenä.

Asiaa selvitettäessä on todettu, että tämä uutiskirjeen analytiikkatyökalu on tallentanut avaamisen yhteydessä IP-osoitteen, kirjeen avauksen kellonajan ja klikatut linkit. Ylioppilaskunta ei tarvitse toimintaansa näitä tietoja, eikä kenenkään yksittäisen vastaanottajan avaustietoja ole missään vaiheessa katsottu tai käytetty. Haluamme korostaa, että henkilötietoja ei ole päätynyt uutiskirjepalvelun ulkopuolelle. Käyttöoikeudet uutiskirjepalveluun on ainoastaan uutiskirjeitä tekevillä ylioppilaskunnan työntekijöillä.

Asiasta on tehty alustava ilmoitus valvontaviranomaiselle 23.1.2025, ja tätä ilmoitusta on täydennetty 18.2.2025. Ylioppilaskunta on tehnyt palveluntarjoajalle myös toimeksiannon poistaa kaikkia tilaajia koskevat tiedot, päivittänyt uutiskirjettä koskevan tietosuojaselosteen, ja tilannut palveluntarjoajalta uuden uutiskirjepohjan, josta on poistettu kaikki seurantatekniikat.

Ylioppilaskunta pahoittelee tapahtunutta. Suhtaudumme tilanteeseen vakavasti, päivitämme käytäntöjämme ja pyrimme siten varmistamaan että vastaavaa ei jatkossa tapahdu.

Lisätietoja:

Hannele Mirola, vs. pääsihteeri, Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta (ISYY), paasihteeri(at)isyy.fi, p. 044 576 8417

Ville-Pekka Timonen, edustajiston puheenjohtaja, Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta (ISYY), epj(at)isyy.fi, p. 044 576 8410

Helena Eronen, tietosuojavastaava, Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunta (ISYY), tietosuojavastaava(at)isyy.fi, p. 050 576 0282

Tiedotteeseen lisätty 20.2.2025 klo 12.43 tietosuojavastaavan yhteystiedot.